De voorraadkosten berekenen: zo doet u dat

Het kan voor bedrijven behoorlijk duur zijn om een voorraad aan te houden. Het reduceren van de voorraadkosten kan daarom van groot belang zijn voor de winstgevendheid. Tegelijkertijd mag dit niet ten koste gaan van de efficiëntie van het magazijn. Of u nu een nieuw magazijn wilt opzetten of uw huidige magazijn eens flink onder de loep wilt nemen, de berekening van voorraadkosten kan u helpen om de optimale voorraad voor uw bedrijf te vinden. Hieronder gaan we in op de belangrijkste aspecten van de voorraadkosten: welke oorzaken een rol spelen, en hoe u de kosten van uw voorraad kunt berekenen en optimaliseren.

Wat zijn voorraadkosten en welke rol spelen ze?

De algemene term ‘voorraadkosten’ omvat alle uitgaven die verband houden met de opslag van grondstoffen, reserveonderdelen, goederen en producten. Deze kunnen in drie categorieën worden onderverdeeld:

• Ruimtekosten omvatten de kosten van opslagruimte en apparatuur, intralogistiek, personeel, verpakking, bedrijfskosten, administratie, verzekering enz.
• Rentekosten hebben betrekking op het deel van het vermogen van het bedrijf dat vastligt in de voorraden.
• Risicokosten ontstaan wanneer goederen in de voorraad minder waard worden.

Het berekenen van de voorraadkosten heeft vele voordelen. Ten eerste kan het een belangrijke rol spelen bij de prijsstelling: pas als u weet hoeveel de productie en opslag kosten, kunt u bepalen welke prijs resulteert in de gewenste winstmarge. Tegelijkertijd vormen de voorraadkosten een belangrijke indicator voor de beoordeling van de efficiëntie van het magazijn, in het kader van het optimaliseren van de magazijncapaciteit en het voorraadbeheer.

Het berekenen van de voorraadkosten staat aan het begin van veel bedrijfsbeslissingen en moet zorgvuldig en exact worden gedaan. Toch levert de berekening altijd slechts een benaderingswaarde op. Dit komt doordat er niet alleen vaste, maar ook uit variabele factoren in het spel zijn.

Terwijl vaste lasten zoals huur en personeel voorspelbaar zijn en constant blijven, hangen de variabele kosten af van het voorraadniveau, de intensiteit en het gebruik van het magazijn. Ze zijn daarom onderhevig aan schommelingen.sten von der Höhe des Lagerbestands, der Lagerintensität und -auslastung ab und sind demzufolge umsatzbedingten Schwankungen unterworfen.

Berekenen van de voorraadkosten: formules en methodes

In de praktijk is het gebruikelijk om de voorraadkosten één keer per jaar te berekenen en niet te veel belang te hechten aan tijdelijke, seizoensgebonden schommelingen. De berekening wordt uitgevoerd met het oog op de toekomst, zodat de effecten op het volgende boekjaar kunnen worden ingeschat en de indeling van het magazijn indien nodig kan worden aangepast. Hiervoor zijn verschillende parameters van belang:

• Voorraadwaarde: gemiddelde waarde van de gehele voorraad
• Voorraadkosten: alle kosten die tot stand komen in het rondom het magazijn.
• Voorraadkosten als percentage: voorraadkosten in verhouding tot de voorraadwaarde
• Voorraadintensiteit: hoeveelheid kapitaal die vastligt in de voorraad in verhouding tot de totale activa van een bedrijf.

De waarde van de hele voorraad is uit de jaarrekeningen van het bedrijf op te maken. De andere waarden worden een voor een berekend.

1. Voorraadkosten berekenen

Om de voorraadkosten te berekenen, telt u alle kosten op die met opslag te maken hebben. In detail zijn dit de kosten voor:

• Bedrijfsruimtes: huur of pacht, kosten voor gebouw en installaties, onderhoud, energie, schoonmaak, verzekering
• Goederen: geïnvesteerd kapitaal, verzekering, verlies, schade of bederf
• Transport en orderpicken: transportmiddelen en -technologie, onderhoud en reparatie, bedrijfskosten, verzekering
• Materialen: verpakking voor transport en opslag, kantoormateriaal
• Personeel: salarissen, sociale premies, overige kosten
• Administratie: kosten voor administratie en software voor voorraadbeheer

De op deze manier bepaalde voorraadkosten vormen het uitgangspunt voor alle verdere berekeningen.

2. Voorraadkosten als percentage berekenen

Bij het berekenen van de voorraadkosten als percentage gaat u uit van de afzonderlijke artikelen in het productassortiment van het bedrijf. Dit getal geeft aan welk deel van de waarde van een product toe te schrijven is aan opslag en fungeert daarom als een belangrijk referentiepunt voor de prijsbepaling.

Het voorraadkostenpercentage wordt berekend met behulp van de volgende formule:

3. Voorraadintensiteit berekenen

De voorraadintensiteit geeft aan welk percentage van de totale activa vastzit in de voorraad. Dit getal is belangrijk voor het beoordelen van de efficiëntie van het magazijn en het gehele bedrijf, omdat dit deel van het kapitaal niet beschikbaar is voor investeringen, aankopen enz. Daarom mag de voorraadintensiteit niet hoger zijn dan 20 procent, zodat het bedrijf kan blijven concurreren.

Om de voorraadintensiteit te berekenen, berekent u de verhouding tussen het kapitaal dat vastzit in de voorraad en de totale vermogen van het bedrijf.

4. Rekenvoorbeeld voor het berekenen van de voorraadkosten

U kunt uw voorraadkosten het beste berekenen aan de hand van een voorbeeld. We gaan uit van een magazijn met een totaal vermogen van 4.200.000 euro en een gemiddelde voorraadwaarde van 650.000 euro per jaar. Door de twee waarden ten opzichte van elkaar te zetten, krijgt u de voorraadintensiteit:

Deze 15,47 procent geeft aan hoeveel van het bedrijfskapitaal er in de voorraad zit. Daarnaast zijn er lopende kosten voor magazijnwerkzaamheden, die u kunt berekenen als voorraadkosten en proportioneel kunt toewijzen aan de afzonderlijke producten.

In dit voorbeeld omvatten de voorraadkosten de volgende posten:

De voorraadkosten kunnen nu als percentage worden berekend:

U past nu het voorraadkostenpercentage toe op de inventariswaarde van een product om de voorraadkosten per artikel voor het betreffende boekjaar te berekenen. Voor een product met een waarde van 95 euro resulteert een percentage van 16 in voorraadkosten van 15,20 euro per stuk.

In de dagelijkse werkzaamheden van een productiebedrijf zou u deze berekeningen voor een groot aantal producten, grondstoffen en halffabricaten moeten uitvoeren. Een handige oplossing is om een warehouse management systeem (WMS) te gebruiken, dat al beschikt over alle gegevens voor het berekenen van de voorraadkosten. Als de cijfers altijd up-to-date zijn (bijv. door automatische voorraadregistratie), kan het aandeel voorraadkosten voor elk product met één druk op de knop worden berekend.

Wat kan ik hiermee doen?

De voorraadkosten vormen mede het kader voor de verkoopprijs van een product. De vraag is nu of uw producten met die prijs een gezonde concurrentiepositie kunnen innemen op de markt. Zo niet, dan kan dit aan de hoge voorraadkosten liggen. De volgende stap is om de afzonderlijke kostenposten te analyseren en na te gaan op welke kosten u in de toekomst zou kunnen besparen. Eventueel kunt u de opslag voordeliger maken door de technologie of de werkprocessen te veranderen.

Hetzelfde geldt voor de voorraadintensiteit. Als het percentage de drempelwaarde van 20 procent benadert of zelfs overschrijdt, zijn er maatregelen nodig om te zorgen dat er minder van het kapitaal van het bedrijf in de voorraad is geïnvesteerd. Dit kan bijvoorbeeld door het voorraadniveau te verlagen of de opslag- en leveringsstrategie te veranderen.

Wacht niet tot de cijfers alarm slaan. Controleer in plaats daarvan regelmatig het optimalisatiepotentieel van uw magazijn om uw bedrijf zo efficiënt mogelijk te runnen en de winstmarge bij de verkoop van uw producten te verhogen.

Maatregelen voor het verlagen van de voorraadkosten

Als uw voorraadkosten te hoog zijn, dan zijn er verschillende opties om op ruimte-, rente- en risicokosten te besparen.

• Verlaag de voorraadniveaus: probeer producten, die een lange opslagtijd hebben, sneller te verkopen. Kortingsacties of speciale aanbiedingen kunnen hierbij helpen.
• Controleer de omloopsnelheid van de voorraad: evalueer de voorraadcijfers van vorig jaar om te bepalen welke producten snel worden verkocht en welke langere tijd op voorraad blijven. Pas de voorraadniveaus aan de vraag van uw klanten aan.
• Wijzig het voorraadbeheer: controleer of het voorraadbeheer van uw magazijn optimaal past bij uw producten en magazijnlogistiek. Als afzonderlijke producten verouderd raken of als er lange transportroutes worden gebruikt, moet u uw strategie heroverwegen.
• ABC-analyse: verdeel uw opgeslagen goederen in categorieën: dure goederen, goedkope goederen, goederen met een hoge omloopsnelheid en zelden gevraagde goederen. Dit helpt om de juiste hoeveelheden en opslaglocaties te bepalen.
• Automatisering: controleer of werkzaamheden die hoge arbeids- en proceskosten veroorzaken geautomatiseerd kunnen worden. Er is meestal een groot potentieel voor optimalisatie bij het orderpicken en het magazijnbeheer.

Controleer van tevoren welke van deze maatregelen zinvol zijn in uw bedrijf en welke effecten op de lange termijn te verwachten zijn. Het is vaak verstandig om alvast te investeren in nieuwe magazijnconcepten en transportbandtechnologie om in de toekomst van lagere voorraadkosten te kunnen profiteren.

Veelgestelde vragen over het berekenen van voorraadkosten

Bron afbeelding:
© gettyimages.de – Portra