Inhoud
Fifo is een methode voor de indeling van goederen in een magazijn, waarbij de goederen die het eerst worden opgeslagen ook het eerst uit de opslag worden gehaald. Dit stelt speciale eisen aan de organisatie van de opslag: zowel de uitrusting van het magazijn als het voorraadbeheer moeten worden aangepast. In dit artikel leest u hoe dit er in de praktijk uitziet en welke voor- en nadelen de fifo-methode met zich meebrengt.
Wat is fifo?
Fifo is de afkorting voor ‘first in, first out’, en is een belangrijke strategie binnen het voorraadbeheer. Iedere keer wanneer er een bestelling wordt geplaatst, worden de opgeslagen goederen uit de magazijnstellingen gepickt aan de hand van hun opslagdatum – de goederen die het eerst zijn binnengekomen, gaan er ook het eerst uit.
Deze methode, die op het eerste gezicht heel eenvoudig lijkt, zorgt ervoor dat goederen niet te lang in het magazijn blijven. In de praktijk worden bederfelijke goederen en artikelen die in korte tijd veel waarde verliezen daarom vaak volgens het fifo-principe opgeslagen.
De exacte tegenhanger van deze opslagmethode is lifo (last in, first out), dat gebruikt wordt voor de opslag van verbruiksgoederen waarvan de conditie en waarde niet beïnvloed worden door de opslagtijd. Naast fifo en lifo zijn er nog andere methodes, waarbij niet de datum van ontvangst in het magazijn, maar de inkoopwaarde (hifo: highest in, first out) of de houdbaarheidsdatum (fefo: first expired, first out) bepaalt welke goederen het eerst worden gepakt.
Naast de intralogistiek heeft de fifo-methode ook invloed op de boekhouding, met name op de waardering van de voorraad voor administratieve doeleinden. Aangezien u met fifo precies weet welke grondstoffen en halffabricaten u tegen welke prijs en in welke tijd hebt gekocht, kunt u rekening houden met mogelijke prijsschommelingen op de markt en zo de actuele materiële waarde van uw voorraden nauwkeurig bijhouden. Voorraadwaardering volgens het fifo-principe kan periodiek of continu worden uitgevoerd.
- Periodiek: de voorraadwaardering wordt op vaste tijdstippen uitgevoerd (bijv. aan het einde van elke maand of elk kwartaal)
- Continu: de voorraadwaardering vindt onmiddellijk na iedere binnenkomst en verzending van goederen plaats
Voor welke toepassingen is fifo geschikt?
Het fifo-principe wordt altijd toegepast wanneer lange opslagtijden een negatieve invloed kunnen hebben op de conditie van de opgeslagen artikelen en/of hun verkoopwaarde. Dit geldt niet alleen voor bederfelijke goederen, maar ook voor gevaarlijke stoffen of modeartikelen die onderhevig zijn aan vergankelijke trends. Daarom wordt de fifo-strategie in een groot aantal industrieën gebruikt:
- Voedingsmiddelenindustrie
- Farmaceutische industrie
- Chemische industrie
- Textiel- en mode-industrie
De implementatie van de fifo-methode brengt een aantal speciale vereisten met zich mee. Het magazijn moet zo ingericht zijn dat de als eerste opgeslagen items te allen tijde geïdentificeerd kunnen worden en toegankelijk zijn voor hefvoertuigen en andere interne transportmiddelen. Alleen dan kunnen de gebruikelijke opslagprocessen zo tijd- en kostenefficiënt mogelijk verlopen. De volgende soorten magazijnen en magazijnstellingen zijn geschikt voor de fifo-methode:
- Magazijnen met blokstapeling
- Doorrolstellingen voor de opslag van kleine onderdelen en opslagbakken
- Overslagterminals met dynamische opslag
- Silo’s voor bulkgoederen
- Gecentraliseerde magazijnen die volledig geautomatiseerd zijn
Welke voor- en nadelen heeft fifo?
Als de goederen in uw magazijn aan de hierboven vermelde criteria voldoen, biedt het relatief eenvoudige beheer van uw voorraad aan de hand van het fifo-principe veel voordelen. Natuurlijk zijn er ook nadelen: in dit geval hebben die vooral te maken met de toewijzing van opslaglocaties en de toegang tot goederen.
In deze tabel ziet u een overzicht van de voor- en nadelen:
| Voordelen van fifo | Nadelen van fifo |
|---|---|
| • Directe toegang vergemakkelijkt en versnelt het orderpicken • U hoeft niet naar de goederen te zoeken • Er gaan minder goederen verloren als gevolg van bederfelijkheid of trendveranderingen • In- en uitslagprocessen zijn ruimtelijk van elkaar gescheiden | • De toewijzing van opslagplekken aan de hand van het ontvangsttijdstip biedt weinig flexibiliteit • Opslagruimte wordt mogelijk niet optimaal benut • Het duidelijk scheiden van verschillende partijen kan meer inspanning vergen bij het opslaan van goederen • Grotere inspanning vereist bij de magazijnindeling, aangezien de in- en uitslag ruimtelijk gescheiden moeten worden en de goederen altijd toegankelijk moeten zijn |
Fifo in het magazijn implementeren: instructies en uitdagingen
De invoering van de fifo-strategie is vooral nuttig als u grote hoeveelheden goederen en grondstoffen met een beperkte houdbaarheid moet opslaan. U moet daarom van tevoren nagaan of fifo de beste methode voor uw bedrijf is, of dat u uw magazijn efficiënter kunt organiseren aan de hand van een andere strategie en zo onnodige inspanningen kunt voorkomen en voorraadkosten kunt besparen. Deze instructies laten precies zien wat u kunt verwachten bij het implementeren van het fifo-principe.
- Voorraad: inventarisatie en analyse
Voordat u begint het magazijn anders in te richten of organisatorische maatregelen treft, moet u een duidelijk beeld krijgen van uw voorraad. Maak een overzicht waarin u behalve het type en aantal artikelen ook de omzetcijfers en de maximale opslagduur opneemt. Op basis hiervan kunt u later de juiste magazijnindeling en de locaties van de artikelen in uw magazijn bepalen.
- Magazijninrichting bepalen
Controleer welke stellingen, opslagcontainers, transportbanden en vervoermiddelen u nodig hebt om de fifo-strategie efficiënt in uw magazijn te implementeren. Grote, gelijkvormige goederen of goederen op pallets kunt u bij elkaar plaatsen in vooraf vastgestelde zones. Als u een breed warenassortiment met uiteenlopende items hebt, zijn magazijnstellingen met toegang aan beide zijden de ideale keuze. Doorrolstellingen zijn perfect voor handzame goederen of kleine onderdelen in opslagbakken, terwijl bulkgoederen in poeder- of korrelvorm het beste in silo’s kunnen worden opgeslagen.
- Transportmiddelen bepalen
Hoe u uw goederen opslaat, kan u helpen bij het kiezen van de juiste transportapparatuur. Pallets worden het makkelijkst vervoerd met stapelaars en palletwagens, terwijl orderpickwagens ideaal zijn voor kleinere hoeveelheden. Als uw magazijn groot genoeg is, komen er bovendien verschillende opties voor automatisering in aanmerking, zoals transportbanden of robots.
- Lay-out van het magazijn aanpassen
Denk erover na hoe u uw opslagruimtes, transportroutes en stations voor binnenkomende goederen, verpakking en uitgaande goederen zo kunt organiseren, dat de in- en uitslag van de goederen zo efficiënt en soepel mogelijk verloopt.
Hier staan u twee uitdagingen te wachten: ten eerste de grotere behoefte aan ruimte door het scheiden van de in- en uitslag, ten tweede de omgang met retourzendingen. U moet zorgvuldig afwegen of het opnieuw opslaan van geretourneerde goederen rendabel is. Zo ja, dan rest de vraag hoe u dit kunt organiseren zonder de maximale opslagperiode van de goederen te overschrijden. - Markeren van artikelen en opslaglocaties
Zowel de opslaglocaties als de afzonderlijke artikelen moeten zo worden gemarkeerd dat magazijnmedewerkers onmiddellijk kunnen zien welke goederen als eerste moeten worden verwijderd. Naast borden en richtingspijlen op de vloer en op de magazijnstellingen, kunt u dit bereiken door de artikelen zo te etiketteren dat de opslagperiode (en vervaldatum, indien van toepassing) duidelijk te zien is.
Als u het orderpicken in uw magazijn (gedeeltelijk) hebt geautomatiseerd, kunt u de markering uitvoeren aan de hand van de gebruikte methode. Als u pick-by-scan of pick-by-RFID gebruikt, kan de relevante informatie in de barcodes of transponders worden gecodeerd. - Gebruik van warehouse management software
Warehouse management software (WMS) maakt het gemakkelijker om alle opslagprocessen te beheren. De software kan controleren of oudere batches daadwerkelijk als eerste worden gepakt en registreert de voorraadcijfers en voorraadwaarde in realtime. Dit bespaart u niet alleen flink wat processtappen en rekenwerk, maar kan ook het aantal fouten in het magazijn aanzienlijk verminderen.
- Regelmatige training van het magazijnpersoneel
Zodra u op de hoogte bent van alle veranderingen die de implementatie van fifo met zich meebrengt, is het tijd om het volledige magazijnpersoneel training te geven. Zorg voor een herhaling met regelmatige tussenpozen of als er veranderingen worden doorgevoerd. Om fouten en ongelukken op het werk te voorkomen, is het belangrijk dat iedereen in het magazijn een goed overzicht heeft van alle opslagprocessen.
Hoeveel kost fifo?
Zoals bij elke verandering in het bedrijf gaan er kosten gepaard met de omschakeling naar het fifo-principe. Hoe hoog deze kosten zullen zijn, hangen sterk af van de grootte van het magazijn, de gekozen inrichting en de goederen. Daarom is het belangrijk dat u de belangrijkste kostenfactoren kent. Deze zijn onderverdeeld in eenmalige kosten, die alleen worden gemaakt in de implementatiefase, en terugkerende kosten.
- Investeringskosten: kosten voor het herinrichten van het magazijn en bijbehorende magazijnuitrusting, transportmiddelen, magazijntechnologie, WMS
- Bedrijfskosten: personeelskosten, opleidingskosten
Voor een realistische inschatting van de kosten moet u ook de potentiële besparingen in ogenschouw nemen. De invoering van fifo kan bijvoorbeeld het waardeverlies van uw voorraad en de uitval van bedorven of onverkoopbare goederen aanzienlijk verminderen.
Fifo en de waardering van de voorraad: waar moet u op letten?
Zoals we al hebben vermeld, speelt fifo een rol bij de waardering van de voorraad, bijvoorbeeld wanneer er een inventaris moet worden opgesteld. Fifo is kort gezegd een methode om de waarde van voorraden te bepalen, rekening houdend met inkoopprijzen. Volgens het Nederlandse jaarrekeningrecht is deze methode om de activa van een bedrijf fiscaal te waarderen in principe toegestaan, maar er zitten een aantal haken en ogen aan: het gebruik van fifo voor het waarderen van de voorraad kan onder meer belastingtechnische gevolgen hebben voor uw bedrijf. We raden u daarom met klem aan om voor implementatie advies in te winnen bij een expert, bijvoorbeeld een fiscaal jurist.
Veelgestelde vragen over fifo
Opslag volgens het fifo-principe is zinvol voor alle goederen waarbij een te lange opslagtijd een negatief effect heeft op de conditie van de goederen of de verkoopwaarde. Hieronder vallen:
• Bederfelijke levensmiddelen
• Geneesmiddelen en farmaceutische producten
• Medische producten
• Chemicaliën en gevaarlijke stoffen
• Materialen en gereedschappen met risico op corrosie
• Trend- en seizoensartikelen
Het gebruik van de fifo-methode voor het waarderen van de voorraad heeft invloed op de balans, en kan onder meer belastingtechnische gevolgen hebben voor uw bedrijf. Daar het gebruik van fifo voor de voorraadwaardering nogal wat haken en ogen heeft, raden wij u aan om altijd eerst contact op te nemen met een expert, voordat u overgaat tot implementatie.
De fifo-methode wordt voornamelijk gebruikt in de voedselproductie en de farmaceutische industrie, in de metaalverwerkingsindustrie, in de chemische industrie en in de mode- en textielindustrie.
Let op: de hier genoemde voorschriften zijn slechts een keuze uit de belangrijkste wettelijke richtlijnen. Voor gedetailleerde informatie verwijzen we u naar de hier weergegeven voorschriften en wetten. Bij de concrete omzetting in uw bedrijf dient u zich bij twijfel tot een deskundige te richten.
Bron afbeelding:
© Jungheinrich AG
